સુરત: વીર નર્મદ દક્ષિણ ગુજરાત યુનિવર્સિટી ગુજરાતની પ્રથમ પેપરલેસ યુનિવર્સિટી બની છે. 95 ટકા કામગીરી હવે ડિજિટલ કરવામાં આવે છે. 15 લાખ વિદ્યાર્થીઓના ‘ડીજી લોકર’માં માર્કશીટ અને ડિગ્રી યુનિવર્સિટી દ્વારા અપલોડ સુરત સ્થિત વીર નર્મદ દક્ષિણ ગુજરાત યુનિવર્સિટી હવે સમગ્ર ગુજરાત માટે ટેકનોલોજી પર આધારિત શૈક્ષણિક વહીવટનો આદર્શ બની છે. યુનિવર્સિટી ગુજરાતની પ્રથમ એવી શેક્ષણિક સંસ્થા બની છે, જેને તેની 95 ટકા કાર્યપદ્ધતિ પેપરલેસ કરી છે. એડમિશનથી લઈ સેલેરી સ્લીપ, વહીવટી ફાઈલથી લઈને માર્કશીટ અને ડિગ્રી જેવી મહત્વપૂર્ણ પ્રક્રિયાઓ હવે સંપૂર્ણપણે ઓનલાઇન ડેશબોર્ડ અને ઈ-ફાઈલ પદ્ધતિ દ્વારા સંચાલિત થાય છે.
વિદ્યાર્થી અને વહીવટની કામગીરીને વધુ અસરકારક બનાવવા માટે યુનિવર્સિટી દ્વારા વર્ષ 2016થી પેપરલેસ થવા માટે ત્રણ ચરણોમાં કાર્યસૂચિ અમલમાં મુકાઈ હતી.
- પ્રથમ ચરણ- વિદ્યાર્થીઓના એડમિશન ડેટા અને વહીવટી વિભાગોની તમામ ફાઈલો ઇલેક્ટ્રોનિક પદ્ધતિથી સંચાલિત કરવામાં આવી.
- બીજા ચરણ- એઆરપી ઓફિસ ઓટોમેશનની શરૂઆત થઈ, જેના દ્વારા શિક્ષક અને કર્મચારીઓના પગારપત્રક, હાજરી અને તમામ કાર્યો ડિજિટલ થયા.
- ત્રીજા ચરણ- વિદ્યાર્થીઓના માર્કશીટ અને ડિગ્રી ડીજી લોકરમાં અપલોડ કરવાની પ્રક્રીયા શરૂ કરવામાં આવી.
15 લાખથી વધુ વિદ્યાર્થીઓને ફાયદો: હાલ સુધીમાં યુનિવર્સિટી દ્વારા 15 લાખથી વધુ વિદ્યાર્થીઓની માર્કશીટ અને ડિગ્રી ડીજી લોકર પ્લેટફોર્મ પર અપલોડ કરી દેવામાં આવી છે. જેના કારણે કોઈપણ વિદ્યાર્થી વિશ્વના કોઈપણ ખૂણામાં બેઠો હોય, માત્ર મોબાઇલ અથવા કમ્પ્યુટર દ્વારા ડીજી લોકરથી પોતાનો પ્રમાણપત્ર જોઈ શકે છે, ડાઉનલોડ કરી શકે છે અને તેનો ઉપયોગ નોકરી, વિદેશ અભ્યાસ કે અન્ય જરૂરિયાત માટે કરી શકે છે.
ઈ-ફાઈલિંગ પદ્ધતિના ફાયદા
- સમયનો સદુપયોગ
- ખર્ચમાં બચત
- ઝડપી કામગીરી
- ફાઈલ ડીસ્પેચ અને રવાના સંબંધિત ખર્ચ ઓછો
યુનિવર્સિટીના રજીસ્ટાર ડૉ. રમેશ ગઢવીએ જણાવ્યું કે, “ટેકનોલોજીનો ઉપયોગ માત્ર કાર્યસદુપયોગ પૂરતો નથી રહ્યો, પરંતુ હવે યુનિવર્સિટીમાં ઈ-ઓડિટ શક્ય બન્યું છે. કઈ ફાઈલ કોના પાસે છે, કેટલા દિવસો સુધી રહી, તેની સંપૂર્ણ વિગતો ડેશબોર્ડ પર દર્શાવાય છે. ફાઈલની ગતિ પર નજર રાખી શકાય છે, જેના કારણે કામ ઝડપથી થાય છે અને પેન્ડિંગ કામગીરી ખૂબ ઓછી થઈ
વર્ક ફ્રોમ હોમ પણ શક્ય: વૈશ્વિક સ્તરે સૌપ્રથમ પદ્ધતિઓમાં એક: પેપરલેસ બનવાથી યુનિવર્સિટી સ્ટાફને પણ ફ્લેક્સિબિલિટી મળી છે. હવે કોઈપણ અધિકારી કે કર્મચારી યુનિવર્સિટી બહારથી પણ પોતાનું કાર્ય સરળતાથી કરી શકે છે, જે વર્ક ફ્રોમ હોમ જેવી પદ્ધતિઓને વધુ મજબૂત બનાવે છે. માત્ર ઈન્ટરનેટ કનેક્શન હોય તો યુનિવર્સિટીની તમામ વહીવટી કામગીરી ગમે તે જગ્યાએથી શક્ય બની છે.
